ADMINISTRADORAS DE CONDOM�NIOS

O assunto tem por objetivo e finalidade estabelecer as atribui��es e compet�ncias relacionadas as atividades desenvolvidas pelas pessoas jur�dicas cujas atividades versam sobre a administra��o de condom�nios prediais, ou seja, atividades das administradoras de im�veis que combinam os servi�os de naturezas imobili�rias com servi�os de gest�o de car�ter operacionais e administrativas.

As administradoras de condom�nios t�m como principal atividade zelar pelo patrim�nio dos cond�minos quanto as suas edifica��es, bem como da parte administrativa, jur�dica e do setor dos recursos humanos dos funcion�rios dos condom�nios os quais foram contratados para fins administrativos.

Ou seja, a empresa administradora de condom�nios ficar� com a responsabilidade de gerenciar a parte operacional, pr�tica e burocr�tica relacionadas � gest�o condominial que ora s�o reguladas pelas legisla��es citadas a seguir. (Lei n� 4.769/65 e Lei n� 10.406/2002-CC, artigos 1.323 a 1.326, 1.347 e 1.348)

CONSTITUI��O

As administradoras de condom�nios poder�o ser constitu�das de acordo com as normas comerciais atualmente disciplinadas pela Lei n� 10.406/2002, podendo ocorrer como Sociedade Limitada, Empres�ria, Eireli ou como Sociedade Unipessoal, lembrando que as atividades de profiss�es regulamentadas, tais como administra��o de bens e neg�cios de terceiros s�o impedidas de se constitu�rem como Empres�rias. (Lei n� 10.406/2002 artigos 980-A e 1.052; Lei n� 13.874/2019 e Decreto n� 9.580/2018-RIR/2018, artigo 162, � 2�, inciso I)

ATRIBUI��ES E DEVERES

As administradoras de condom�nios t�m diversas atribui��es profissionais a serem executadas de acordo com a sua condi��o contratual de presta��o de servi�os, as quais passamos a enumer�-las conforme segue:

a)  proceder a elabora��o da folha de pagamento dos empregados dos condom�nios, de contratados ?terceiros" pessoas f�sicas e ou pessoas jur�dicas, elaborar contratos de trabalho, de terceiros relativos as presta��es de servi�os;

b)  emitir boletos de pagamentos das taxas condominiais;

c)   cuidar das obriga��es das contas a pagar dos condom�nios relacionadas as obriga��es com empregados e com terceiros contratados;

d)  proceder com a organiza��o e o acesso de documentos dos condom�nios de forma organizada e met�dica, a fim de prestar informa��es e prestar contas de sua gest�o aos seus contratantes por interm�dio de documentos/arquivos de presta��es de contas;

e)  gerenciar e demonstrar os encargos tribut�rios e previdenci�rios devidos pelos condom�nios;

f)   fazer a gest�o tribut�ria relativas a apura��o e reten��es de tributos e contribui��es em �mbito federal e previdenci�rio dos condom�nios;

g)  demonstrar atrav�s de relat�rios os demonstrativos de movimenta��es financeiras, demonstrativos de receitas e de despesas dos condom�nios;

h)  gerenciar e cobrar os inadimplentes de modo a estabelecer de acordo com as normas legais a cobran�a dos d�bitos, bem como a aplica��o de penalidades cab�veis a t�tulo de multa e juros legais;

i)    proceder ao gerenciamento dos fundos de reservas condominiais;

j)   prestar assessoria jur�dica aos cond�minos e ao s�ndico face as intercorr�ncias que possam ocorrer nos condom�nios, seja entre os cond�minos ou com terceiros;

k)   administrar a conta aberta em nome da administradora para a movimenta��o financeira dos condom�nios quando esta existir.

H� de se esclarecer que todas as tomadas de decis�o dever�o ocorrer por conta e ordem dos s�ndicos e n�o por parte da administradora dos bens e neg�cios dos condom�nios, haja vista que todos os servi�os prestados pela administradora de condom�nios devem estar previamente tratados e estarem, portanto previstos em contrato atrav�s de suas cl�usulas, de modo que sejam observadas e cumpridas tais disposi��es contratuais que dever�o ser cumpridas e respeitadas por ambas as partes. (Lei n� 4.769/65, artigo 3�)

ATRIBUI��ES DOS S�NDICOS

As compet�ncias atribu�das ao s�ndico, s�o: (Lei n� 10.406/2002, artigo 1.348)

a)   convocar a assembleia dos cond�minos;

b)  representar, ativa e passivamente, o condom�nio, praticando, em ju�zo ou fora dele, os atos necess�rios � defesa dos interesses comuns;

c)   dar imediato conhecimento � assembleia da exist�ncia de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condom�nio;

d)  cumprir e fazer cumprir a conven��o, o regimento interno e as determina��es da assembleia;

e)  diligenciar a conserva��o e a guarda das partes comuns e zelar pela presta��o dos servi�os que interessem aos possuidores;

f)   elaborar o or�amento da receita e da despesa relativa a cada ano;

g)  cobrar dos cond�minos as suas contribui��es, bem como impor e cobrar as multas devidas;

h)  prestar contas � assembleia, anualmente e quando exigidas;

i)    realizar o seguro da edifica��o.

Tamb�m � de compet�ncia do s�ndico a atribui��o de representar e administrar o condom�nio de forma ativa e passiva, por�m poder� mediante assembleia delegar poderes e fun��es a terceiros. (Lei n� 10.406/2002, artigos 1.347 e 1.348)

� importante destacar que o s�ndico � de suma import�ncia perante o condom�nio tendo responsabilidade exclusiva sobre este, sendo que se na sua gest�o ocorrerem problemas de naturezas civis ou criminais a ele poder� ser imputada a responsabilidade civil ou criminal.

Observe-se, por�m, que existe a responsabilidade solid�ria entre o condom�nio e o prestador de servi�os de administra��o de condom�nios.

Vale dizer que se a causa do problema for origin�ria da m� gest�o por parte da administradora dos condom�nios, nestas condi��es a empresa ou o administrador aut�nomo poder� ser responsabilizada e acionada judicialmente, respondendo pelos atos praticados ante o condom�nio e terceiros podendo ter responsabiliza��o civil ou at� mesmo conforme o caso criminal.

ELABORA��O DO CONTRATO DE PRESTA��O DOS SERVI�OS

O contrato de presta��o de servi�os para ser firmado entre as partes dever� ser bem elaborado e detalhado, pois todos os servi�os a serem contratados devem estar especificados de acordo com as normas e necessidades de cada condom�nio.

Dentre as diversas disposi��es a serem convencionadas em contrato, faz-se necess�rio estabelecer as disposi��es quanto as cobran�as extraordin�rias a serem cobradas pela administradora de condom�nios, tais como as despesas de expediente do escrit�rio e outras despesas extras que ser�o cobradas � parte. (Lei n� 10.406/2002, artigos 421 e 421-A)

ITENS ESSENCIAIS A SEREM CONSTATADOS EM CONTRATO

Valor da taxa mensal a ser cobrada pelos servi�os contratados que poder�o variar em valor ou percentagem conforme a receita do condom�nio.

Neste contexto o condom�nio comercial tem uma cobran�a de taxa em percentual superior, que pode variar a mais que os percentuais aplicados na contrata��o de condom�nio residencial.

Outra condi��o que poder� ensejar a cobran�a de taxas superiores � em rela��o aos condom�nios que desejarem ter movimenta��o de contas banc�rias pr�prias.

Estabelecer a cobran�a de uma taxa extra de presta��o de servi�os relativas ao m�s de dezembro, devendo constar em contrato tal disposi��o.

Em rela��o aos empregados dos condom�nios, a administradora somente se incumbir� de cuidar da folha de pagamento dos empregados bem como do recolhimento dos encargos legais incidentes sobre os pagamentos dos mesmos, ou de acordo com as disposi��es de contrato podem ser o respons�vel por todos os aspectos relacionados as rotinas que requer o setor, tais como: cuidar das contrata��es, desligamento de empregados junto aos �rg�os competentes.

Tais disposi��es devem constar de forma clara e espec�fica em contrato.

Poder� ter a cria��o de uma conta vinculada, denominada (conta pool ou vinculada) e oferecer assessoria jur�dica, sendo oferecida em muitos contratos de forma gratuita, ou seja, fazendo parte da contrata��o dos servi�os, que poder�o ser utilizadas para esclarecimento de d�vidas quanto aos condom�nios, para a execu��o de a��es civis, trabalhistas e outras situa��es que requeiram tais servi�os.

Previs�es or�ament�rias que poder�o ter elabora��es mensais, bimestrais ou outros per�odos anuais, por exemplo, para os fins de eventuais contrata��es de servi�os de terceiros, fornecimento de produtos mediante cota��o por or�amentos de acordo com as necessidades de cada condom�nio, para que desta forma os s�ndicos possam ter elementos para escolher os resultados de contrata��o mais ben�ficos ao condom�nio.

Pagamento de contas cuja administradora ter� a responsabilidade de pagamento das obriga��es assumidas pelo condom�nio, onde em eventuais multas e penalidades aplic�veis ser�o impostas � administradora pela mora decorrente de pagamentos em atraso.

Dever� dispor sobre a contrata��o bem como a renova��o de seguros que poder�o ficar a encargo das administradoras dos bens, onde de acordo com as disposi��es contratuais a administradora ter� a incumb�ncia de apresentar as melhores op��es de valores, coberturas dos seguros para que haja uma contrata��o por parte do s�ndico. (Lei n� 10.406/2002, artigos 421,421-A, 593 e 594)

FORMAS DE TRIBUTA��O

As administradoras de condom�nios prediais ter�o a sua constitui��o perante a Receita Federal atrav�s do CNAE (Classifica��o Nacional de Atividades Econ�micas) n� 6822-6/00: Gest�o e administra��o da propriedade imobili�ria.

Poder�o optar pelas formas de tributa��o dos seus resultados auferidos nestas atividades de acordo com a op��o desejada pelos constituidores da administradora, podendo ocorrer pela forma de Lucro Real, Lucro Presumido ou at� mesmo pela op��o de tributa��o do Simples Nacional. (Instru��o Normativa RFB n� 1.700/2017, artigos 54 e 214 e Lei Complementar n� 123/2006, artigo 18, � 5�-D, inciso I, � 5�-M, � 5�-I, inciso XII e � 5�-J)

CONTABILIZA��O

As administradoras s�o empresas prestadoras de servi�os que, em geral, fazem a intermedia��o entre os portadores dos servi�os em regra geral, dessa forma os valores de despesas do condom�nio s�o obriga��es a serem cumpridas, por�m n�o devem transitar pelo resultado da empresa, visto que n�o se trata de receitas e despesas da mesma de fato.

Dessa forma, a empresa pode reconhecer os valores dessas obriga��es em contas de repasses. Contudo, as comiss�es recebidas a t�tulo da respectiva atividade ser�o consideradas como receitas da empresa.

Mediante ao exposto, sugerimos a seguinte contabiliza��o:

No momento do recebimento das taxas de condom�nio:

D - Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

C - Receita de servi�os (Conta de Resultado) - somente o valor da comiss�o que de fato se caracteriza receita para a administradora

C - Fornecedores (Passivo Circulante)

No momento do repasse ao condom�nio (podendo ser realizado via pagamento das despesas no mesmo)

D - Fornecedores (Passivo Circulante)

C - Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

Ademais, cabe mencionar que o t�tulo da conta deve representar adequadamente as opera��es nela registradas.

N�o h� um padr�o a ser seguido, visto que o plano de contas deve representar de forma fidedigna a atividade praticada.

Portanto, caber� ao respons�vel t�cnico pelas demonstra��es cont�beis analisar as opera��es que a entidade pratica e classificar adequadamente as contas no plano de contas da entidade. (Resolu��o CFC n� 1.330/2011, itens 4 e 8).